Akta osobowe pracownika

Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Brak lub nierzetelne prowadzenie akt podlega odpowiedzialności karnej.

Przepisy szczegółowo określają, w jaki sposób powinno się gromadzić i przechowywać akta pracownicze. Ze względu na typ dokumentów, można wskazać 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o posadę

Wyróżniamy następujące dokumenty:

  • [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający wiadomości, takie jak: informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, : dane osobowe i kontaktowe, ukończone kursy i szkolenia, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi osobowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym, danymi kontaktowymi, informacjami o wykształceniu
  • dokumenty poświadczające zatrudnienie, okres trwania zatrudnienia, zajmowane stanowisko i stosunek do pracy u innego pracodawcy
  • dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności pożądane do wykonywania oferowanej pracy
  • wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
  • pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku

B - Umowa o pracę i przebieg zatrudnienia

  • adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
  • zaświadczenia o szkoleniach bhp;
  • dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile taka sytuacja zaistniała);
  • dokumenty związane z podwyższaniem kwalifikacji zawodowych;
  • deklaracje o wymówieniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
  • orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach;
  • ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę mającą status osoby bezrobotnej.

C - Ustanie zatrudnienia Tutaj musimy przechowywać wszelkie dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, tj. :

  • świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę,
  • odpis świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi,
  • uzasadnienie dokonania działań związanych z zajęciem zapłaty za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy a także dokumentów dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop,
  • podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w momencie rozwiązania stosunku pracy, jeżeli taka umowa została zawarta przez strony,
  • zaświadczenia z Medycyny Pracy uzyskane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wymagany sposób przechowywania akt Dokumenty osobowe należy archiwizować w postaci orginałów w ośrodku zarządu albo w placówce firmy. Najlepiej, by bez problemu można było je odnaleźć. Ponadto jesteśmy zmuszeni zabezpieczyć je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą czasu zatrudnienia i honoraria za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS wyznacza podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Jeżeli firma uległa likwidacji, to obowiązki w archiwizowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum .