Akta osobowe pracownika

iStock_000004847005XSmallKażdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obliguje go do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Warto wiedzieć, w jaki sposób tego typu dokumenty powinny być prowadzone, w innym wypadku przedsiębiorca może się bowiem narazić na negatywne konsekwencje. 

Wśród akt osobowych pracownika powinny się znaleźć trzy grupy dokumentów – A, B oraz C.

A – Dokumenty związane z ubieganiem się o posadę:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje o: ukończonych kursach i szkoleniach, wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności,
  • świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty mówiące o okresie jego zatrudnienia,
  • dokumenty certyfikujące kwalifikacje potrzebne do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia szkół i uczelni,
  • pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku.

B – Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia:

  • adnotacja o zapoznaniu się z omawianymi przepisami i informacjami,
  • zaświadczenia o szkoleniach bhp,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono),
  • dokumenty związane z podnoszeniem umiejętności zawodowych,
  • deklaracje o wypowiedzeniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze,
  • zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych,
  • kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

C – Ustanie zatrudnienia:

  • świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
  • kopię świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
  • dowód dokonania czynności w związku z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne zaświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia.
  • Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy jak również dokumentów związanych z niewypłaceniem osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
  • podpisaną deklarację o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
  • orzeczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach po ustaniu stosunku pracy.

Sposób przechowywania

Dokumenty osobowe należy gromadzić w postaci oryginałów w siedzibie zarządu albo w oddziale firmy. Najlepiej, by w łatwy i szybki sposób można było je znaleźć. Oprócz tego powinno się chronić je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Akta pracownicze, w tym dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS ustala podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty.

Firma po likwidacji ma możność przeniesienia akt osoby zatrudnionej do wyspecjalizowanego archiwum.